ضبط مکالمات و روش های مختلف آن

در دنیای امروز که هر روز فناوری پیشرفت ویژه ای می کند و راه های ارتباطی افراد بیشتر و بیشتر می شود، ضبط مکالمات اهمیت ویژه تری پیدا می کند.

مکالمه ممکن است بین دو یا چند نفر و از طریق های مختلف صورت پذیرد. ضبط مکالمه در واقع به معنی نگهداری تمامی جزئیات یک مکالمه در یک قالب خاص برای استفاده از آن در هر زمان و مکانی بدون محدودیت است.

 کیفیت ضبط مکالمات

 کیفیت ضبط مکالمات می تواند عامل تاثیر گذار برای انتخاب دستگاه ها و یا نرم افزار هایی باشد که برای این منظور در بازار موجود می باشند.

امروزه استفاده از تلفن های هوشمند همراه همه گیر شده است.  برخی از این تلفن ها به صورت پیش فرض قابلیت فعال سازی ضبط مکالمات بین افراد مختلف را دارند و برای برخی دیگر از این تلفن ها نرم افزارهای مختلفی در دنیای اینترنت وجود دارد که کاربر می تواند با نصب این نرم افزار ها به راحتی مکالمات مورد نظر خود را ضبط نماید و در هر زمانی به آن ها دسترسی داشته باشد.

به دلیل اینکه مکالمات بین شخص یا شرکت ها ممکن است از حساسیت بالایی برخوردار باشد تأمین امنیت آن می تواند بسیار مهم باشد.

نرم افزارهایی که قابلیت هک شدن نداشته و از مکالمات شخصی شان به خوبی در برابر نفوذ افراد غریبه مراقبت کنند معمولاً بیشتر مورد استقبال مردم قرار می گیرند.

دیگر موردی که  اهمیت ویژه ای دارد کیفیت و عدم وجود محدودیت برای ضبط مکالمه بین افراد می باشد. گاهی وقت ها افراد با شرکت های مختلفی وارد مکالمه طولانی شده و نیاز دارند تا این مکالمه ضبط شده و بعداً به آن دسترسی سریعی داشته باشند.

اگر نرم افزار یا تلفنی که از آن استفاده می کنند دارای محدودیت زمانی و یا کیفیت پایین ضبط مکالمه باشد این اشخاص دچار مشکل شده و نمی توانند نیاز خود را به راحتی پاسخ دهند.

اهمیت ضبط مکالمه باعث اهمیت استفاده از دستگاه های مختلف ارتباطی شده است.

دستگاه ارتباطی که امکان ضبط مکالمات بدون محدودیت و با بالاترین کیفیت ممکن را داشته باشد مشتریان بیشتری را به خود جذب می کند.

برای برخی شرکت ها که از انواع تلفن ها و تلفن های سانترال استفاده می کنند ضبط مکالمات سانترال پاناسونیک از جایگاه خاصی برخوردار است.

این شرکت ها ممکن است برای مواردی مانند بازبینی سفارشات تلفنی مشتریان، آموزش اپراتور ها یا کارشناسان فروش جهت یادگیری و ارتقاء نحوه پاسخگویی، بایگانی مذاکرات فروش، کنترل و مدیریت مکالمات غیر ضروری و … استفاده می گردد.

در برخی از موارد در شرکت های مختلف مشتریان نسبت به عدم رفع نیاز خود در زمان مناسب شکایت و گله می کنند و مدعی هستند که قصور از طرف کارمندان شرکت صورت گرفته است.

برای رهایی از مشکلات این چنینی ضبط کردن مکالمه می تواند بسیار راه حل مناسب و خوبی باشد تا با مراجعه به مکالمه ضبط شده بتوان به راحتی عامل کوتاهی در ارائه خدمات به مشتری را شناسایی نمود.

انواع دستگاه ضبط مکالمات

دستگاه های ضبط مکالمه مختلفی برای تلفن های سانترال وجود دارد. این دستگاه ها شامل دو نوع دیجیتال و آنالوگ هستند. دستگاه ضبط مکالمات دیجیتال برای ضبط مکالمات در خطوط تلفن های دیجیتال مورد استفاده قرار می گیرد و دستگاه ضبط آنالوگ نیز برای تلفن های آنالوگ استفاده می شود.

علاوه بر تقسیم بندی بالا این دستگاه ها را بر طبق تعداد خط ورودی که قابلیت ضبط مکالمه آن ها را دارند نیز تقسیم می شوند. برای ضبط مکالمات تعداد خطوط بیشتر نیاز به یک دستگاه قوی تر داریم.

دفترچه تلفن هوشمند، ثبت شماره های گرفته شده، قابلیت کنترل از راه دور توسط مدیریت، قابلیت لاک گیری از خطوط داخلی سانترال و … از ویژگی های دستگاه های مختلف ضبط مکالمه سانترال پاناسونیک می باشد.

با استفاده از دستگاه های ضبط مکالمه شرکت پاناسونیک می توانیم به راحتی تماس های خود را مدیریت نماییم. این مدیریت می تواند شامل جستجو در مکالمات ضبط شده، مرتب نمودن آنها براساس تاریخ و مدت زمان مکالمه و یا شماره تلفن فرد تماس گیرنده باشد.

برخی از دستگاه های ضبط مکالمات سانترال پاناسونیک برای ذخیره مکالمات ضبط شده نیاز به وصل شدن به یک وسیله مانند کامپیوتر دارند تا مکالمات مربوطه را ذخیره نمایند. اما برخی دیگر به این کار نیازی نداشته و سیستم و ساختار آن ها به گونه ای است که مکالمات درون خود این دستگاه ها ذخیره می شود. قابلیت بلندگو و هدفون باعث شده است تا به راحتی بتوانیم به این مکالمات دسترسی داشته باشیم و آن ها را در هر زمانی گوش کنیم.

در ادامه مطلب به بررسی ویژگی ها و امکانات یکی از پرکاربرد ترین دستگاه ها برای ضبط مکالمات ورودی و خروجی دستگاه های سانترال می پردازیم.

دستگاه ضبط مکالمه E1

این دستگاه کار ذخیره سازی مکالمات تلفنی را  فارغ از نوع دستگاهی که برای انجام مکالمه استفاده می شود، انجام می دهد و معمولاً به صورت موازی با مودم و کارت PRI قرار می گیرد. برای ذخیره فایل های مکالماتی که توسط این دستگاه ضبط می شوند باید دستگاه ضبط مکالمات E1 را به وسیله یک کابل USB به یک کامپیوتر وصل نموده و از طریق نرم افزار های مربوطه فایل های مکالمه را دسته بندی و ذخیره نمود.

این دستگاه فایل های صوتی را با فرمت WAVE/MP3 ذخیره می کند. نرم افزار مورد نیاز برای دستگاه ضبط مکالمات E1 اطلاعاتی درباره تاریخ و شماره تماس گیرنده در اختیار ما قرار می دهد تا به وسیله این اطلاعات بتوانیم به راحتی مکالمات مد نظر را بیایم.

استفاده از این دستگاه روی سانترال پاناسونیک مزیت هایی دارد که از مهم ترین آن ها می توان به  استفاده از چند دستگاه به صورت همزمان بر روی نرم افزار دستگاه ضبط مکالمات E1 داشت باشیم و می توانیم مکالمات ضبط شده با این دستگاه ها را به طور کامل و با کیفیت مناسبی در ذخیره نماییم.

برای استفاده از مکالمات ضبط شده در این دستگاه ها این سیستم با دریافت گزارشات از MRP مرکز مکالمات را ذخیره می نماید. پس از مشاهده این گزارشات می توانیم به راحتی مکالمه مورد نظر را انتخاب و آن را گوش کرد.