انواع مرکز تلفن را بهتر بشناسیم

نقد و بررسی انواع مرکز تلفن

مرکز تلفن یکی از تجهیزات مهم است که عموماً هر مجموعه ی کاری و یا شرکت و سازمانی که کارمندان زیادی داشته باشد برای کنترل و مدیریت تماس های خارجی و داخلی خود به این تجهیزات نیاز دارد. مراکز تلفن می توانند در انواع مختلفی برای یک مجموعه راه اندازی شوند.

البته قبل تر ها، همه مراکز تلفن را به عنوان یک امکان پرهزینه و غیر قابل کاربرد می شناختند، اما کم کم همه چیز عوض شد و پیشرفت ها در تکنولوژی به گونه ای پیش رفت که حالا، هر مجموعه ای برای اینکه بتواند در کنترل تماس های خود به گونه ای موفقیت آمیز ظاهر شود، نیاز به چنین مرکز مخابراتی کوچکی دارد.

اگر خاطرتان باشد، در همین چند سال پیش برای اینکه مثلا از یک بیمارستان برای ویزیت وقت بگیریم، یا از مطب یک دکتر وقت بگیری و یا برای همکاری و نظرات مختلف با یک شرکت تماس بگیریم، ساعت ها باید پای خط اشغال منتظر می ماندیم تا بلکه خطر آزاد شود و ما بتوانیم ارتباط خود را شکل دهیم.

حوصله سربر بودن این پروسه، گاهی اوقات اکثر ما را از ادامه ی تماس مان منصرف می کرد و این موضوع صد در صد برای مجموعه ای که قصد تماس با او را داشتیم، از هر طرف ضرر حساب می شد. حالا مرکز تلفن آمده و تجهیزاتی را در اختیار بشر گذاشته که خیلی راحت می تواند جواب همه را بدهد!

بله! به همین آسانی، شما با یک مرکز تلفن سانترال می توانید پاسخگوی تمامی تماس های خود باشد و در زمینه ی ارتباط با مشتری که مهم ترین بخش بیزینس و کار شماست، به گونه ی موفقیت آمیزی ظاهر شوید. اما قبل از اینکه بخواهیم درباره ی انواع مرکز تلفن صحبت کنیم، بهتر نیست که ابتدا با یک تعریف ساده از خود مرکز تلفن و عملکردش آشنا شویم تا بتوانیم انواع این تجهیزات را بهتر بشناسیم و تفاوت های آن ها را از یکدیگر راحت تر درک کنیم ؟

مرکز تلفن چیست؟

مرکز تلفن را می توانیم این گونه تعریف کنیم؛ مرکز مخابراتی کوچکی که خطوط تلفن شهری را دریافت می کند آن را در انشعابات مختلف در سطح مجموعه های کاری وسیع با توجه به ظرفیت هر کدام، تقسیم می نماید.

سخت شد؟! ببینید؛ خیلی ساده است. مرکز تلفن سانترال می آید و خطوط تلفن شهری را دریافت می ماند و هر کدام از آن ها را خطوط جداگانه داخلی تبدیل کرده و بین کارمندان و بخش های یک مجموعه تقسیم می کند. حتماً برای شما پیش آمده که ضمن تماس با یک مجموعه، از شما خواسته اند که برای پیگیری کارتان، فلان بخش را بگیرید و یک شماره و یا کد کوتاه را برایتان قرائت کردند.

این یعنی اینکه شما تنها با گرفتن آن کد در بستر شماره ی اصلی مجموعه می توانید با بخش مورد نظرتان ارتباط بگیرید. جدای این موضوع هر بخش داخلی مجموعه نیز می تواند در راحت ترین حالت ممکن، با بخش دیگر ارتباط بگیرد و نکته ی هیجان انگیز این ماجرا این است که اصلاً هزینه ای بابت این ارتباط داخلی محاسبه نمی شود.

در واقع برای یک مرکز تلفن سانترال، مجموعه، سازمان و شرکت مورد نظر، مانند یک شهر است که تنها برای ارتباط با خارج از شهر، هزینه های محاسبه می شود. اما این مرکز تلفن که تماماً تحت تاثیر یک دستگاه مرکزی کار می کند، می تواند به روش های مختلفی راه اندازی شود و همین روش های راه اندازی هستند که می توانند انواع مرکز تلفن را ایجاد نمایند.

خوب، حالا که کاملاً با روش کار و تاثیر یک مرکز تلفن بر عملکرد یک مجموعه آشنا شده اید، برویم و با هم ببینیم که این مراکز تلفن در چند نوع هستند و هر نوع چه ویژگی ها و آپشن هایی دارد!

انواع مرکز تلفن

همان طور که خدمت تان عرض کردیم، مراکز تلفن می توانند انواع مختلفی داشته باشند که مدیریت مجموعه های مختلف با توجه به یک سری المان ها و فاکتورهای مربوط به مجموعه ی خودشان در قیاس با آپشن هایی که هر مرکز تلفن در اختیار مجموعه می گذارد، می توانند مرکز تلفن مورد نظر خود را انتخاب نمایند.

همین ابتدای ماجرای انواع مرکز تلفن خدمت تان عرض کنم که دو فاکتور هزینه و ظرفیت مرکز تلفن، مهم ترین فاکتورهایی هستند که تعیین کننده ی ، نوع مرکز تلفن انتخابی برای یک مجموعه خواهند شد.

پس طبیعی است که برای معرفی هر کدام از انواع مراکز تلفن، روی این دو فاکتور و تاثیرات مختلف آن ها، تمرکز بیشتری کنیم. خوب، حالا با هم بریم و ببینیم که مراکز تلفن چند نوع هستند و هر کدام از این انواع، چه قابلیت هایی دارند!

مرکز تلفن آنالوگ یا قدیمی

مراکز تلفن های قدیمی، با کمک انواع سیم ها و سیم کشی های مختلف ارتباط برقرار می کنند. البته اگر بخواهیم خیلی تخصص تر این عبارت را توصیف کنیم، می توانیم بگوییم که ارتباط در یک مرکز تلفن آنالوگ و قدیمی با کمک از طریق تلفن و خطوط PSTN  (Public Switched Telephone Network) انجام می شود.

برای راه اندازی مرکز تلفن آنالوگ ابتدا نیاز است که دستگاه اصلی و تجهیزات مربوط به آن خریداری شود که اکثر این تجهیزات هزینه های بالایی دارند. به همین دلیل می توانیم ادعا کنیم که مراکز تلفن آنالوگ، بسیار پرهزینه تر از سایر مراکز تلفن می باشند.

از طرفی؛ راه اندازی این مراکز به یک سری سیم کشی هم نیاز دارد که طبیعتاً این موضوع نیز می تواند زمان بر بودن راه اندازی این مرکز تلفن را نمایان کند.

البته دستگاه های مربوط به مرکز تلفن آنالوگ هم باید با توجه به این که مجموعه به چه ظرفیتی از خطوط تلفن نیاز دارد، باید انتخاب شود. این مراکز تلفن امنیت خیلی بالایی دارند و زمان ماندگار آن ها به شدت زیاد است.

اما هزینه های مربوط به پشتیبانی مراکز تلفن آنالوگ به شدت بالاست و این موضوع باعث می شود تا ماهانه و یا سالانه، درصد زیادی از سود شرکت به پشتیبانی این سیستم تعلق گیرد که خوب زیاد خوب نیست. از طرف دیگر، مراکز تلفن آنالوگ برای ارتباط گرفتن محدودیت هایی دارند که کاربران را مجبور می کنند تا اولویت و انتخاب اولشان برای یک مرز تلفن، نوع انالوگ آن نباشد.

لازم به ذکر است بدانید که مراکز تلفن آنالوگ به کمک یک سری کارت که کارت MPR نامیده می شود، قابلیت ارتقاء دارند و می توانند به یک مرکز تلفن تحت شبکه تبدیل شوند.

اما در حالت عادی، ارتقاء سیستم مرکز تلفن آنالوگ به همین آسانی ها نیست و نیاز به تعویض دستگاه ها و هزینه های دوباره دارد. از این رو عموماً مرکز تلفن آنالوگ را مرکز تلفن سخت افزاری نیز معرفی می نمایند. چون که تنها در شرایط تعویض دستگاه ها است که این سیستم، قابلیت ارتقاء پیدا می کند.

مرکز تلفن تحت شبکه از نوع ویپ

طبیعتاً هزینه ها و سختی ها و محدودیت هایی که مرکز تلفن آنالوگ برای کاربران تعیین می کرد، آن ها را واداشت تا به سمت یک مرکز تلفن منعطف تر و بهتر کشش پیدا کنند. مراکز تلفن تحت شبکه یکی از بهترین گزینه ها است که بدون هیچ گونه محدودیتی و با هزینه های کمتری، خدمات گسترده تری را در زمینه ی مخابراتی ارائه می دهد.

البته همین مراکز تلفن تحت شبکه هم در انواع مختلفی ارائه می شوند که یکی از معروف ترین آن ها مرکز تلفن تحت شبکه ی ویپ است.

در واقع شما با خرید و تهیه ی یک مرکز تلفن تحت شبکه شاید قیمتی برابر با قیمت مراکز تلفن آنالوگ پرداخت کنید اما امکاناتی که دریافت می کنید بسیار بیشتر از این مراکز است. و اینکه هزینه های شما یک بار برای همیشه در زمینه ی راه اندازی مراکز تلفن تحت شبکه پرداخت می شود و حفاظت و پشتیبانی از این مرکز تلفن دیگر هزینه های زیادی را نخواهد طلبید.

پس در واقع شما با پرداخت یک مبلغ برابر با مبلغ راه اندازی یک مرکز تلفن انالوگ، از سیستمی برخوردار می شوید که بسیار گسترده تر و پیشرفته تر از سیستم آنالوگ خواهد بود.

سانترال های تحت شبکه، خیلی راحت از سیستم های آنالوگ راه اندازی می شوند و به اندازه ی آن ها نیاز به تجهیزات سخت افزاری و سیم کشی های فراوان ندارند. در واقع در سیستم تحت شبکه ی ویپ، تنها از کابل های تحت شبکه استفاده می شود و نیاز به آن همه سیم کشی نیست.

طبیعتاً سرعت ارتباط در بستر مرکز تلفن تحت شبکه بسیار بالاتر از سرعت مکالمه و ارتباط در سیستم های آنالوگ خواهد بود. نکته ی هیجان انگیز استفاده از مرکز تلفن تحت شبکه این است که افراد طی ارتباط با یکدیگر می توانند انتقال تصویر نیز انجام دهند و این امکانات به هیچ وجه نیاز به تهیه ی کارت و باکس سانترال ندارد.

به طور کلی می توانیم ادعا کنیم که هزینه های پشتیبانی و اصلاً خود پروسه ی پشتیبانی از یک مرکز تلفن سانترال، به نسبت خیلی خیلی راحت تر و ساده تر و کم هزینه تر از، سیستم های آنالوگ می باشد.

بررسی و معرفی مرکز تلفن های تحت شبکه تجاری و غیر تجاری

خوب؛ مراکز تلفن تحت شبکه خودشان می توانند به دو دسته ی تجاری و غیر تجاری تقسیم شوند که در ادامه ما قرار است برای شما توضیح دهیم که شما بر اساس چه فاکتورهایی، بهتر است که کدام نوع از مرکز تلفن تحت شبکه را برای مجموعه ی خودتان انتخاب کنید:

شرکت های معتبری که در زمینه انواع مرکز تلفن و سانترال، فعالیت های بسیار وسیعی دارند، عموما مراکز تلفنی تحت شبکه ی تجاری را طراحی و تولید می کنند.

طبیعی است وقتی پسوند معتبر و توضیح اعتبار برای یک سازنده و تولید کننده، به میان می آید و  خدمات و پروداکتی که از آن تولید کننده به بازار روانه می شود، با استقبال بهتری مواجه خواهد شد چرا که طبیعتا آن خدمات، کیفیت بالاتری هم خواهند داشت. به همین دلیل این توصیف را می توانیم برای مرکز تلفن تحت شبکه تجاری داشته باشیم که این سیستم های تجاری از امنیت و پایداری بیشتری برخوردار هستند.

اما موضوعی که درباره ی این سیستم های تحت شبکه تجاری بیان می شود این است که شما به ازای کیفیت و امنیتی که دریافت می کنید باید هزینه پرداخت نمایید و شاید این بعد هزینه، خیلی از کاربران را برای تهیه ی این مرکز تلفن، منصرف کند. چرا؟!

چون مرکز تلفن تحت شبکه ی غیر تجاری، به صورت یک محیط گرافیکی و رایگان به بازار عرضه می شود می تواند رقیب سرسختی برای سیستم های تحت شبکه ی تجاری به حساب آید. این محیط های گرافیکی رایگان، این قابلیت را دارند که افراد با توجه به نیازهای خود و انتظاراتی که از یک مرکز تلفن تحت شبکه دارند، قابلیت های مختلف را به آن ها بیفزایند.

این در صورتی است که مراکز تلفن تحت شبکه ی تجاری این قابلیت ها را دارند و با یک سری محدودیت ها به بازار عرضه می شوند. بنابراین تنها چیزی که می تواند درباره ی یک مرکز تلفن تحت شبکه ی تجاری مطرح شود، بحث امنیت بالای آن است که خوب سیستم غیر تجاری هم می تواند برای یک امنیت بالا طراحی و برنامه ریزی شود!

سخن آخر و جمع بندی

حالا که با انواع مرکز تلفن آشنا شدیم و متوجه شدیم که هر کدام با توجه به چه قابلیتی برای چه محیطی باید انتخاب شوند، خیلی راحت تر می توانید یک تصمیم قطعی درباره ی سیستم مرکز تلفن مجموعه تان بگیرید.

اما در کنار آگاهی و دانش شما و تسلط تان بر ویژگی ها و آپشن های سیستم های مرکز تلفن های مختلف، شما چه بخواهید و چه نخواهید باید این سیستم ها را از مجموعه های ارائه دهنده ی انواع مراکز تلفن خریداری نمایید. دقت کنید که مجموعه ی مورد نظر باید دانش و تسلط کافی برای مشاوره دادن به شما و نصب و راه اندازی و نهایتا پشتیبانی خدمات خود را داشته باشد.

چرا که در بهترین حالت عملکرد یک مرکز تلفن مخابراتی سانترال، شما به پشتیبانی مجموعه ای که از آن این سیستم را خریداری کرده، نیاز دارید. پس نیاز است که با هوشیاری و آگاهی و تحقیقات همه جانبه این مجموعه ها را انتخاب کنید تا هزینه و زمان شما هدر نرود.

در نهایت یادتان باشد که اگر شما بهترین مرکز تلفن تحت شبکه و یا آنالوگ را انتخاب کنید، اما خدمات و پشتیبانی و تخصصی که باید را دریافت نکنید، عملاً به نتیجه ی دلخواهتان نخواهید رسید.