تاثیر ویپ بر کسب و کارها و قابلیت های آن

امروزه با پیشرفت تکنولوژی، ارتباطات اهمیت زیادی پیدا کرده اند و شرکت هایی که به فعالیت در زمینه ی ارتباطات مشغول هستند همواره تلاش می کنند، راه حل های جدید و خلاقانه برای استفاده از ابزارهای بروز پیشرفت ایجاد کنند. بنابراین ارتباطات در پیشرفت کسب و کار نقش موثری دارند و همین امر سبب شده است تا بجای مراکز قدیمی و آنالوگ، مراکز تلفن VOIP نقش پررنگ تری داشته باشند، پس نباید از تاثیر ویپ بر کسب و کارها غافل شد.

ویپ دارای ویژگی هایی است که همین ویژگی ها سبب شده از آن برای ساماندهی بخش فروش و پشتیبانی کسب و کارهای کوچک و بزرگ استفاده کنند. اما سوال اینجاست که ویپ چه ویژگی هایی دارد؟ در این مقاله سعی کرده ایم تا با ویپ و تاثیر آن بر کسب و کارها آشنا شویم پس در ادامه همراه ما باشید.

ویپ ( VOIP) چیست؟

ویپ راه اندازی خود را در بستر IP یا شبکه انجام می دهد و به عبارت دیگر صدا در بستر اینترنت و یا شبکه می باشد که می تواند این کار را به صورت دیجیتال و صفر و یک انجام دهد.

 در واقع می توان گفت که  اکثر شرکت ها و کسب و کارها به دلیل اینکه در کیفیت و سرعت انتقال تماس ها در سیستم های آنالوگ با مشکلاتی روبرو شده اند، به سمت ویپ های با کیفیت بهتر و با سرعت بالاتر می روند. آنها تاثیر ویپ بر کسب و کارهای خود را فراموش نکرده‌ اند و همواره به وسیله ی آن بر رونق کار خود می افزایند. این شرکت ها همچنین از سانترال و تلفن های تحت شبکه در محیط  خود استفاده می کنند.

سانترال Ns500 پاناسونیک و پشتیبانی کامل از ویپ

تاثیر ویپ بر کسب و کارها و کارایی آن سبب شده است تا بسیاری از مشتریان ترغیب به استفاده از دستگاه سانترال NS500 پاناسونیک شوند. دستگاه های سانترال کاملا تحت شبکه عمل کرده و مزایای زیادی دارند. سانترال علاوه بر کاهش هزینه ها به بالا رفتن کیفیت تماس ها کمک شایانی خواهد کرد که همین امر خواسته ی بسیاری از کسب و کار بوده است، پس به وسیله ی آن می توانند به خواسته ی خود برسند.

مزایای سیستم تلفنی ویپ (VOIP) و تاثیر ویپ بر کسب و کارها

تکنولوژی VoIP در صنعت ارتباطات تحول عظیمی را پدید آورده است و با ظهور این تکنولوژی ارتباطات صوتی بر بستر شبکه جایگاه بهتری پیدا کرده اند و جای ارتباطات آنالوگ را گرفته اند. سیستم های تلفنی ویپ با توجه به امکانات و قابلیت های کاربردی که دارند، در مدت زمان کوتاهی مورد استقبال بسیاری از مدیران و شرکت ها قرار گرفته اند که در ادامه به چند مورد از مهم ترین مزایای تاثیر ویپ بر کسب و کارها می پردازیم.

1.کاهش هزینه های سازمانی

در سیستم های تلفنی و یا سانترال ها همواره برقراری ارتباط داخلی میان کارمندان و پرسنل سازمان ها و شرکت ها از اهمیت زیادی برخوردار بوده است. سیستم تلفنی ویپ این وظیفه را با توجه به قابلیت های ویژه ای که دارد، به خوبی انجام می دهد.

این سیستم علاوه بر ارتباط داخلی میان کارمندان، ارتباط آنها با کارمندان خارج از شرکت را نیز به خوبی برقرار می کند. امروزه این کار، با عنوان دورکاری مورد استقبال بسیاری از کسب و کارها قرار گرفته است. همچنین این امر از مزایای سیستم تلفنی ویپ محسوب می شود زیرا هزینه های لوازم و وسایل دفتری را کاهش می دهد و سبب کاهش هزینه های ناشی از قبوض برق و… نیز خواهد شد.

از مزایای دیگر این سیستم که به کاهش هزینه های سازمان ها کمک می کند، می توان به امکان برقراری ارتباط داخلی بین شعب و دفاتر یک سازمان در نقاط مختلف شهر، کشور و دنیا اشاره کرد. آنها می توانند به راحتی با یکدیگر مکالمه تلفنی برقرار کنند و دیگر به پرداخت هزینه تلفنی نیازی نخواهند داشت.

2.افزایش رضایتمندی مشتریان

تمام شرکت ها و سازمان ها از دیرباز تا کنون به افزایش رضایتمندی مشتریان توجه می کنند. سیستم تلفنی ویپ نیز توانسته این امر را به خوبی انجام دهد؛ زیرا دارای امکانات نرم افزاری خوبی می باشد. شاید برای شما بارها اتفاق افتاده باشد که به دفعات زیاد با مجموعه ای تماس گرفته باشید و با بوق مشغولی مواجه شوید. این موضوع در کاهش و افزایش رضایتمندی مشتریان نقش بسزایی دارد.

اشغال بودن خط در بسیاری از شرکت های خدماتی نیز دیده می شود که گاهی سبب کاهش فروش آن ها می شود و ضررهای مالی جبران ناپذیری برای آنها به وجود می آورد. در این هنگام باید از تاثیر ویپ بر کسب و کارهای خود استفاده نمایید؛ زیرا سیستم تلفنی ویپ از امکانات مختلفی برخوردار است.

سیستم تلفنی ویپ با  قابلیت صف انتظار تماس، می تواند به مدیریت تماس های مخاطبین و مشتریان بپردازد و تماس های ورودی آنها را مدیریت کند. این سیستم صف انتظار را براساس تعداد پرسنل پاسخگویی قرار می دهد و آنها را با مدت زمان معین به اپراتور پاسخگویی وصل می کند. سپس در این مدت به سرگرم کردن آنها به وسیله ی پخش موزیک و پیام تبلیغاتی می پردازد.

3.نظارت بر عملکرد کارمندان

نظارت بر عملکرد کارمندان و پرسنل از دغدغه های اصلی مدیران هر شرکت و سازمانی می باشد زیرا نحوه ی پاسخگویی و ارائه ی خدمات در پیشرفت سازمان ها و افزایش فروش نقش بسزایی دارد و رضایتمندی و وفاداری مشتریان را دربرخواهد داشت.

سیستم تلفنی ویپ به مدیران و صاحبان مشاغل ابزار قدرتمندی داده است تا از طریق آن بتوانند تماس های کارمندان خود را به صورت لحظه ای رصد نمایند و مکالمات آنها را ضبط و ذخیره نمایند.

به وسیله ی این سیستم می توان از لحظه ای که ارتباط با مشتریان برقرار می شود، مطلع شد. همچنین می توان از تماس های سازمان ها، تاریخ و ساعت تماس آنها گزارش گیری نمود تا با فعالیت آنها  آشنا شد. گزارشات گرفته شده نقش مهمی در کنترل پرسنل، کاهش هزینه قبوض تلفن و افزایش رضایتمندی مشتریان دارد.

3.سهولت و بهبود کیفیت در ارتباطات

از مزایای دیگر که نقش مهمی در تاثیر ویپ بر کسب و کارها دارد، می توان به سهولت و بهبود کیفیت در ارتباطات نام برد. سیستم ویپ به دلیل اینکه انتقال صدا را از طریق شبکه انجام می دهد، نسبت به سانترال های آنالوگ از کیفیت بسیار بالاتری برخوردار است.

این سیستم امکان برقراری کنفرانس های صوتی و تصویری را به خوبی مهیا کرده است. بنابراین به راحتی افراد می توانند در فواصل جغرافیایی مختلف به برقراری کنفرانس های صوتی و تصویری بپردازند و جلسات خود را از راه دور برگزار نمایند. این امر سبب برطرف شدن دغدغه بسیاری از مدیران سازمان ها می شود زیرا می توانند در کوتاه ترین زمان ممکن کار خود را پیش ببرند و جلسات خود را برگزار نمایند.

4.پشتیبانی از چندین وظیفه همزمان

تلفن های VOIP مانند تلفن های سنتی نیستند و می توانند چندین فایل عکس، اسناد و فیلم را به طور همزمان و به صورت یکجا منتقل دهند. همچنین می توانند تماس های یک دست و یکپارچه ای را حتی در سرتاسر جهان با مشتریان و یا همکاران خود برقرار کنند.

5.افزایش قابلیت دسترسی

افزایش قابلیت دسترسی از دیگر مزیت های تاثیر ویپ بر کسب و کارها محسوب می شود که این قابلیت برقراری تماس ها را در هر مکانی فراهم‌ می کند. در واقع هیچ گونه محدودیت مکانی نخواهید داشت.

همچنین زمانی که خودتان امکان پاسخگویی به تماس را نداشته باشید می توانید آن را به شخص دیگری منتقل دهید و یا  اینکه به وسیله ی پست صوتی برای ‌شما پیغام بگذارند تا در اسرع وقت آنها را چک کنید، البته باید دارای امکانات ارتباطی و اینترنتی مناسبی باشید تا این کار را بتوانید به خوبی انجام دهید.

6.قابلیت پرتال بودن

شماره ای که به عنوان شماره ی ویپ از آن استفاده می کنید همیشه در اختیار شما قرار دارد و مالکیت آن برای خودتان است. به این صورت که اگر به جابجایی مکان خود بپردازید و آدرس کسب و کار خود را جابجا و تغییر دهید، همچنان می توانید شماره خود را داشته باشید.

امکاناتی که سبب تاثیر ویپ بر کسب و کارها می شود شامل چه مواردی است؟

• پیغام های صوتی
• پست صوتی
• استفاده از ایمیل ها و فکس ها
• برقراری کنفرانس های اینترنتی

معایب ویپ

• در برخی موارد سبب تاخیر و لرزش صدا می شود.
• گاهی اوقات برای تماس های اضطراری، غیرقابل ردیابی  می باشد.
• به یک اینترنت قابل اعتماد نیاز دارد.

دلایل تاخیر و لرزش صدا در سیستم VOIP

تاخیر و لرزش صدا به چند علت به وجود می آید که در زیر به آنها اشاره می کنیم.

1.اتصال اینترنت ضعیف

ویپ به یک پهنای باند قوی احتیاج دارد تا عملکرد آن بهتر شود. پس از متصل شدن به اینترنت ضعیف خودداری نمایید.

2.روتر نامناسب

برای آنکه سرویس VOIP درست و صحیح اجرا شود باید به تهیه ی یک روتر مخصوص این سرویس بپردازید. این روتر، پیکربندی و اولویت بندی بسته ها و داده های دریافتی را به خوبی انجام می دهد، یعنی به این صورت عمل می کند که اولویت برای داده های صوتی قرار بگیرد.

3.تعداد کابل نامناسب

کابل های اینترنت نقش بسزایی در سرویس های ویپ دارند. بنابراین توصیه می کنیم برای استفاده از این فناوری از کابل های Cat-5e به بالا استفاده نمایید زیرا کابل های پایین تر از مدل Cat-5e ممکن است دارای سرعت مناسبی نباشند.

سخن آخر

بیستا شاپ به عنوان یک فروشگاه آنلاین و مجری سیستم های ویپ در ایران  تمام تلاش خود را کرده است تا محصولات و مقالات بسیاری را در اختیار شما قرار دهد تا از تاثیر ویپ بر کسب و کارهای خود استفاده نمایید. همچنین می توانید با تیم بیستا شاپ تماس گرفته و از تمامی خدمات آن ها استفاده نمایید.